Compliance i KYC
Zmiany istotne dla zgodności, każda z datą i pełnym kontekstem.
Weryfikacja to nie zdjęcie, tylko film.
Procedura zwykle kończy się na wydruku: sprawdziliśmy kontrahenta, jest teczka, jest data. Miesiąc później firma zmienia nazwę i formę prawną, pół roku później siedzibę – a teczka nadal opisuje stan sprzed roku.
Przy kontroli albo audycie problemem nie jest to, że czegoś nie wiedziałeś. Problemem jest to, że nie potrafisz pokazać, kiedy się dowiedziałeś – i czy między jednym a drugim sprawdzeniem było coś, co powinno było zapalić lampkę.
Entiway daje ciągłość zamiast punktów w czasie: każda zmiana rejestrowa przychodzi jako osobne zdarzenie ze starą wartością, nową wartością i datą wpisu.
Cztery rzeczy dla zespołu compliance.
Weryfikacja przed nawiązaniem relacji
Sprawdzasz kontrahenta po NIP, REGON lub KRS i dostajesz stan rejestrowy: nazwa, forma prawna, siedziba, status, przedmiot działalności, numery ewidencyjne.
Ciągły monitoring zamiast przeglądów
Zamiast cyklicznie odświeżać całą bazę kontrahentów, obserwujesz ją stale. Przegląd okresowy przestaje być akcją, a staje się przeglądem tego, co system już wychwycił.
Ślad czasowy do audytu
Każde zdarzenie ma datę wpisu w rejestrze i dzień wykrycia. To pozwala odtworzyć, co było wiadomo i kiedy – bez rekonstruowania tego z maili.
Progi reakcji według wagi
Zdarzenia mają klasę i wagę, więc procedura może rozróżniać rutynę od sygnału wymagającego decyzji – zmiana numeru faksu i zmiana numeru podatkowego to nie ten sam poziom.
Zmiany, które mają znaczenie dla zgodności.
Wszystkie przychodzą w tej samej formie: typ zdarzenia, stara wartość, nowa wartość, data wpisu i waga.
Tożsamość podmiotu
Zmiana nazwy, formy prawnej, przekształcenie, a przede wszystkim zmiana numerów ewidencyjnych – to zdarzenie ma najwyższą wagę, bo oznacza, że dotychczasowy identyfikator w Twojej bazie przestał wskazywać to, co wskazywał.
Siedziba i oddziały
Zmiana adresu rejestrowego, otwarcie i zamknięcie oddziałów. Istotne wszędzie tam, gdzie procedura wiąże się z jurysdykcją, właściwością urzędu albo obowiązkiem doręczeń.
Postępowania i status
Upadłość, restrukturyzacja, likwidacja, zawieszenie działalności, wykreślenie z rejestru. Każde jako osobne zdarzenie z datą wpisu, a nie jako zbiorcza „zmiana statusu".
Przedmiot działalności
Dodanie, usunięcie i zmiana kodów działalności, ze szczególnym wyróżnieniem zmiany działalności przeważającej. Kontrahent, który zmienia profil, bywa kontrahentem, którego trzeba ocenić od nowa.
Czego tutaj nie znajdziesz.
To jest szczególnie ważne przy KYC, bo część oczekiwań wobec takich narzędzi dotyczy rzeczy, których w rejestrach przedsiębiorców po prostu nie ma:
- Nie ma beneficjentów rzeczywistych. CRBR to osobny rejestr i nie jest źródłem naszych danych.
- Nie ma list sankcyjnych ani PEP. Nie prowadzimy i nie pośredniczymy w takich wykazach.
- W strumieniu zdarzeń nie ma zmian osobowych. Osoby powiązane z firmami są w danych – z GUS jawne, z KRS zamaskowane, ale wraz z pełnioną funkcją – tylko że trafiają do osobnej warstwy historycznej, która nie jest jeszcze wystawiona jako zdarzenia. Wyjątek: zmiana wspólnika w spółce cywilnej i jawnej oraz zmiana właściciela jednoosobowej działalności przychodzą normalnie, bo niesie je GUS. Jeśli pełny obraz osób to Twój główny scenariusz – powiedz nam, bo to zmienia kolejność prac.
- Nie oceniamy zgodności. Dostarczamy fakty rejestrowe i ich chronologię; decyzja i jej udokumentowanie zostają po Twojej stronie.
Zanim zapytasz.
Czy zdarzenia nadają się jako dowód w audycie?
Niosą to, co potrzebne do odtworzenia chronologii: typ zmiany, wartość przed i po, datę wpisu w rejestrze oraz dzień wykrycia. Źródłem prawa pozostaje rejestr – my pokazujemy, co i kiedy się w nim zmieniło.
Jak głęboko sięga historia?
Zdarzenia mają datę rejestrową, która potrafi sięgać wstecz o lata, oraz dzień wykrycia przez nas. Te dwie osie trzeba czytać osobno: pierwsza mówi, kiedy zmiana zaszła, druga – kiedy pojawiła się w naszych danych.
Czy dane osobowe są w strumieniu?
Zdarzenia opisują podmioty gospodarcze, nie osoby. Warstwa dotycząca osób powiązanych z firmami jest prowadzona osobno i nie wchodzi dziś do strumienia zdarzeń.
Sprawdź na własnej bazie kontrahentów.
Weź kilkunastu kontrahentów, których weryfikowałeś w zeszłym roku, i zobacz, co zmieniło się od tamtej pory. Kredyty startowe wystarczą na taki przegląd.